如何成为自信而简洁的沟通者
伟大的领导者采用这 9 种沟通技巧来在工作中赢得尊重。
-
86% 的员工将工作失败归咎于缺乏良好的沟通。
-
“敏感的奋斗者”往往会以无效的沟通习惯破坏自己的信息,例如过度解释。
-
良好的沟通技巧很大程度上植根于准备和简洁。
现在简洁的沟通比以往任何时候都更加重要。
-
人类的平均注意力跨度已经从 2000 年的 12 秒下降到今天的 8 秒。
-
典型的上班族每天会收到 120 封电子邮件。
-
每当一个人分心时,他们需要超过 23 分钟才能重新集中注意力。
简洁的沟通显然是领导力的重要组成部分,但它也是敏感的奋斗者所面临的问题。
为什么敏感的奋斗者在简洁的沟通中挣扎
你解释过度了。
你可能认为你很彻底,但你真正做的只是失去了对方的注意力。你不但没有说清楚,反而因过度解释而蒙上了阴影。许多敏感的奋斗者不经意间通过说更多话来过度补偿他们的不安全感,尤其是当他们感到害怕时。
你认为每个人都像你一样。
你可能喜欢深入处理信息,但你是少数(只有大约 15-20% 的人是敏感的)。在做出决定之前,您可能需要收集大量数据,但其他人,尤其是高级管理人员,不会这样做。他们很容易被太多的信息淹没,更喜欢直接。
你试图成为一个你不是的人。
有些人认为他们“需要更大的个性”来散发出高管的风采。不,你没有。如果你试图成为一个你不是的人,别人会感觉到的。你不仅会显得不真实,而且你也会在这个过程中筋疲力尽。最好以适合您个性的方式进行交流。
清晰有效沟通的 9 种方法
1.提前准备。
没有准备,你就不能简短。在任何重要会议之前,花五分钟时间回顾一下议程。自己记笔记。整理您的想法并指定您想贡献的地方。
如果您要发言,请执行创建谈话要点和预测反对意见和问题的额外步骤。您可以准备一些“常见问题”放在他们的后兜里,以防他们在演讲结束时保持沉默。
2. 提供预读。
如果您有很多信息要分享,请考虑准备预读。这是一份提供有关某个主题的背景信息的文档。您可以为您的听众提供所需的上下文,同时缩短你们在一起的时间。预读可以是报告、幻灯片或详细的分析。
3. 完成句子“如果你带着一件事离开这次谈话,我希望它是______。”
如果你被迫将你的主要想法归结为一句话,它会是什么?将其用作电子邮件的主题行,或在说话时逐字重复该短语。它将确保您将观众的注意力吸引到最大的收获上。
4. 使用 PREP 框架。
当您被迫即兴演讲时,您可以使用 PREP 框架进行有力而连贯的演讲。这是它的工作原理:简洁地提出一个观点,用一个理由支持它,提供证据,最后重申你的观点。例如:
旧方向:我认为我们应该走A方向
原因:我们收到了关于这种方法的积极反馈
证据:比如我们的总统说他支持
新方向:这就是为什么我认为方向 A 是最好的
5. 使用桥接和标记语句来突出和标点您的观点。
标记和桥接是指两种公关策略。标记就像在空中挥舞旗帜说:“这很重要!” 桥接可以帮助您从一个想法过渡到另一个想法。当您想改变主题或将对话引向不同的方向时,桥接特别有用。
标记语句的示例是:
-
这一切都归结为……
-
事情的核心是……
-
我怎么强调都不够……
桥接语句的例子是:
-
我不能和____说话,但我可以说……
-
虽然____很重要,但记住这一点也很重要……
-
在我们离开这个话题之前,我想补充一下……
6. 了解你的听众。
考虑哪些问题和反对意见会是首要考虑因素。他们最关心什么?他们试图解决什么问题?最重要的是,如果他们听你的,对他们有什么好处?它将如何帮助他们节省时间或使他们的工作更轻松?根据它如何影响您的受众来构建您的信息。
7. 提出问题。
通常,简洁的沟通就是什么都不说。你需要先听。具体来说,问很多开放式问题,例如:
-
你对我分享的东西有什么看法?
-
你认为什么是最好的?
-
你会添加或改变什么?
-
哪些部分还不清楚?
-
你需要什么支持?
8. 编辑简介您的电子邮件。
一个好的经验法则:电子邮件不应超过五行。如果您的电子邮件比这更长,请将其压缩或拨打电话。
确保您的邮件是可扫描的。这意味着短的段落和句子。使用项目符号和编号使文本更容易消化。
9. 缓冲句。
缓冲句,例如“我只是想签到”或“我们可以找个时间聊天吗?” 最大限度地减少你的话的力量。
现在简洁的沟通比以往任何时候都重要,重要的是首先要认识到你为什么努力保持简洁。然后采取这些步骤进行清晰有效的沟通,成为您应得的受人尊敬的领导者。
|